Geschäftsführerwechsel: Bestellung, Abberufung und Amtsniederlegung
Der Wechsel in der Geschäftsführung ist einer der häufigsten Vorgänge im Leben einer GmbH – und er wirft regelmäßig dieselben Fragen auf: Wer muss eigentlich zum Notar? Ab wann ist der neue Geschäftsführer im Amt? Und wie schnell geht es? Auf dieser Seite finden Sie die Antworten für die typischen Fälle – von der Neubestellung über die Abberufung bis zur Amtsniederlegung. Das Gleiche gilt sinngemäß für die UG (haftungsbeschränkt).
Gut zu wissen: Der Gesellschafterbeschluss über Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers ist formfrei – er muss nicht notariell beurkundet oder beglaubigt werden. Notariell ist nur die Anmeldung zum Handelsregister: Sie erfordert eine öffentlich beglaubigte Unterschrift. Wir bereiten auf Wunsch beides für Sie vor – den Beschluss und die Anmeldung – so dass im Termin nur noch unterschrieben werden muss.
Der Ablauf im Überblick
Der Geschäftsführerwechsel in fünf Schritten
- Anfrage und Daten Sie übermitteln uns die Angaben zur Gesellschaft und zu den betroffenen Personen – am einfachsten über unser Datenblatt Geschäftsführerwechsel.
- Entwürfe Wir erstellen die Handelsregisteranmeldung und auf Wunsch den Gesellschafterbeschluss sowie – bei einer Amtsniederlegung – das Niederlegungsschreiben. Die Entwürfe erhalten Sie vorab per E-Mail zur Prüfung.
- Beglaubigungstermin Kurzer Termin im Notariat: Die anmeldenden Geschäftsführer unterschreiben die Anmeldung, der Notar beglaubigt die Unterschriften. Ein neu bestellter Geschäftsführer gibt dabei seine gesetzlich vorgeschriebene Versicherung ab. Alternativ ist die Beglaubigung auch im Online-Verfahren per Videokommunikation möglich.
- Elektronische Einreichung Wir reichen die Anmeldung nebst Anlagen (insbesondere dem Gesellschafterbeschluss bzw. dem Niederlegungsschreiben) elektronisch beim Registergericht ein.
- Eintragung Das Registergericht trägt die Änderung in der Regel innerhalb weniger Werktage ein. Sie erhalten von uns eine Nachricht, sobald die Eintragung erfolgt ist.
Bestellung, Abberufung, Amtsniederlegung – die drei Vorgänge
Hinter dem Stichwort „Geschäftsführerwechsel" stecken drei verschiedene Vorgänge, die einzeln oder kombiniert vorkommen:
Neubestellung
Die Gesellschafter bestellen den neuen Geschäftsführer durch Beschluss und legen dabei seine Vertretungsbefugnis fest. Geschäftsführer kann jede unbeschränkt geschäftsfähige natürliche Person sein – eine deutsche Staatsangehörigkeit oder ein Wohnsitz in Deutschland sind nicht erforderlich. Der neue Geschäftsführer muss an der Anmeldung mitwirken, weil er darin seine persönliche Versicherung abgibt, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen. Welche persönlichen Voraussetzungen der Geschäftsführer einer GmbH erfüllen muss, ist in § 6 GmbHG geregelt.
Abberufung
Die Abberufung erfolgt ebenfalls durch Gesellschafterbeschluss und ist – wenn die Satzung nichts anderes bestimmt – jederzeit und ohne Grund möglich. Wichtig: Die Abberufung betrifft nur die Organstellung. Ein etwa bestehender Anstellungsvertrag (Dienstvertrag) des Geschäftsführers bleibt davon unberührt und muss gesondert beendet werden – das ist keine notarielle, sondern eine arbeits- bzw. dienstvertragliche Frage, zu der ggf. Ihr Rechtsanwalt berät.
Amtsniederlegung
Der Geschäftsführer kann sein Amt auch selbst niederlegen – durch einseitige Erklärung gegenüber der Gesellschaft bzw. den Gesellschaftern, grundsätzlich jederzeit und ohne Angabe von Gründen. Für die Handelsregisteranmeldung wird das Niederlegungsschreiben nebst Zugangsnachweis als Nachweis benötigt; wir stellen Ihnen hierfür gerne eine geeignete Formulierung zur Verfügung.
Wer muss mitwirken – und wer nicht?
Die Anmeldung zum Handelsregister muss von den Geschäftsführern in vertretungsberechtigter Zahl unterschrieben werden – also von so vielen Geschäftsführern, wie zur Vertretung der Gesellschaft nötig sind, in ihrer aktuellen Zusammensetzung nach dem Wechsel. Ein neu bestellter Geschäftsführer wirkt immer mit, weil er seine Versicherung persönlich abgeben muss.
Häufiges Missverständnis: Der abberufene oder ausgeschiedene Geschäftsführer muss an der Anmeldung nicht mitwirken und auch nicht zum Notar kommen. Auch die Gesellschafter selbst müssen nicht erscheinen – sie fassen nur den Beschluss, der der Anmeldung als Anlage beigefügt wird.
Die Versicherung des neuen Geschäftsführers
Bei jeder Neubestellung verlangt das Gesetz eine persönliche Versicherung des neuen Geschäftsführers gegenüber dem Registergericht, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen. Ausgeschlossen vom Amt ist, wer die Voraussetzungen des § 6 GmbHG nicht erfüllt.
Über die unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Registergericht belehrt der Notar den neuen Geschäftsführer im Termin; die Belehrung kann auch schriftlich erfolgen, was insbesondere bei Beteiligten im Ausland den Ablauf erleichtert. Eine falsche Versicherung ist strafbar – im Zweifel klären wir vorab, ob ein Hindernis vorliegt; sprechen Sie uns dazu vorab an.
Vertretungsbefugnis und § 181 BGB
Mit der Bestellung legen die Gesellschafter fest, wie der neue Geschäftsführer die Gesellschaft vertritt: einzeln oder gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer oder Prokuristen. Außerdem kann er von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit werden – er darf dann Geschäfte der Gesellschaft mit sich selbst oder als Vertreter Dritter abschließen, was etwa bei geschäftsführenden Alleingesellschaftern regelmäßig sinnvoll ist.
Wichtig: Die konkrete Vertretungsregelung muss von der Satzung gedeckt sein. Sieht die Satzung z. B. keine Möglichkeit der Einzelvertretung oder der Befreiung von § 181 BGB vor, muss sie zunächst geändert werden – das erfordert einen notariell beurkundeten Satzungsänderungsbeschluss. Wir prüfen das anhand Ihrer Satzung und sprechen Sie an, wenn hier Handlungsbedarf besteht. Insbesondere das Musterprotokoll als Satzung erlaubt für neu bestellte Geschäftsführer keine Erteilung von allgemeiner Einzelvertretungsbefugnis oder Befreiung von § 181 BGB, hier wäre zunächst die genannte Satzungsänderung erforderlich.
Beteiligte im Ausland und Online-Verfahren
Weder der neue noch die übrigen Geschäftsführer müssen für den Wechsel nach Deutschland reisen. Es gibt drei Wege:
- Online-Verfahren: Die Unterschriftsbeglaubigung für Handelsregisteranmeldungen kann per Videokommunikation über das Portal der Bundesnotarkammer erfolgen – Näheres auf unserer Seite zum Online-Verfahren. Erforderlich ist ein technisch geeignetes (elektronisch auslesbares) Ausweisdokument.
- Beglaubigung im Ausland: Die Unterschrift kann auch bei einem ausländischen Notar oder einer deutschen Auslandsvertretung beglaubigt werden; je nach Land ist dann eine Apostille oder Legalisation erforderlich. Den Text der Anmeldung stellen wir zur Verfügung.
- Termin bei uns: Dr. Baer beglaubigt und belehrt auf Deutsch, Englisch und Niederländisch; bei anderen Sprachen kann ein Dolmetscher hinzugezogen werden – Näheres auf unserer Seite zu internationalen Sachverhalten.
Ausländische Gesellschaften als Gesellschafter
Sind Gesellschafter der GmbH ausländische Gesellschaften, müssen im Hinblick auf den Gesellschafterbeschluss die ordnungsgemäße Existenz dieser Gesellschafter und die Vertretungsbefugnis der Personen, die den Beschluss unterzeichnen, nachgewiesen werden. Üblich ist ein aktueller Auszug aus dem ausländischen Handelsregister; bei Rechtsordnungen ohne aussagekräftiges Register (z. B. USA oder Vereinigtes Königreich) kommen ein Certificate of Incumbency bzw. Certificate of Good Standing oder die Bescheinigung eines ausländischen Notars in Betracht. Diese Nachweise benötigen regelmäßig eine Apostille oder Legalisation sowie ggf. eine beglaubigte Übersetzung. Sprechen Sie uns frühzeitig an – wir klären gerne vorab, welche Nachweise im konkreten Fall erforderlich sind, da die Beschaffung im Ausland einige Zeit dauern kann.
Häufige Fragen zum Geschäftsführerwechsel
Ab wann ist der neue Geschäftsführer im Amt – schon mit dem Beschluss oder erst mit der Eintragung?
Bestellung und Abberufung werden bereits mit dem Gesellschafterbeschluss wirksam (bzw. zu dem im Beschluss bestimmten Zeitpunkt) – die Eintragung im Handelsregister ist nur deklaratorisch, sie bestätigt also eine bereits eingetretene Änderung. Trotzdem sollte die Anmeldung zügig erfolgen: Solange der Wechsel nicht eingetragen und bekanntgemacht ist, kann sich die Gesellschaft gegenüber gutgläubigen Dritten nicht ohne Weiteres darauf berufen (§ 15 HGB) – im Extremfall kann ein längst abberufener Geschäftsführer die Gesellschaft noch wirksam verpflichten. Banken und Vertragspartner verlangen zudem regelmäßig den aktuellen Registerauszug.
Muss der ausscheidende Geschäftsführer zum Notar kommen oder etwas unterschreiben?
Nein. Die Anmeldung unterschreiben die Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Zahl in ihrer neuen Zusammensetzung; der Abberufene wirkt nicht mit. Nur bei einer Amtsniederlegung wird sein Niederlegungsschreiben als Nachweis benötigt.
Brauchen wir für den Gesellschafterbeschluss einen Notar?
Für den Beschluss selbst nicht – er ist formfrei und kann in einer einfachen schriftlichen Niederschrift festgehalten werden, die der Anmeldung beigefügt wird. Auf Wunsch entwerfen wir die Niederschrift für Sie mit. Notariell beurkundet werden muss ein Beschluss nur, wenn er zugleich die Satzung ändert – etwa wenn die gewünschte Vertretungsregelung von der Satzung nicht gedeckt ist.
Der neue Geschäftsführer lebt im Ausland – geht das trotzdem?
Ja, ohne Weiteres. Weder Staatsangehörigkeit noch Wohnsitz in Deutschland sind Voraussetzung. Für die Beglaubigung stehen das Online-Verfahren per Videokommunikation, die Beglaubigung bei einem Notar oder einer deutschen Auslandsvertretung vor Ort (ggf. mit Apostille) oder ein Termin bei uns zur Verfügung – siehe Beteiligte im Ausland.
Was passiert mit dem Anstellungsvertrag des Geschäftsführers?
Organstellung und Anstellungsvertrag sind rechtlich getrennt: Die Abberufung beendet nur das Amt, nicht den Dienstvertrag – und umgekehrt beendet eine Kündigung des Dienstvertrags nicht automatisch das Amt. Beides sollte aufeinander abgestimmt werden; die vertragliche Seite ist keine notarielle Angelegenheit, hierzu berät ggf. Ihr Rechtsanwalt.
Kann der einzige Geschäftsführer sein Amt einfach niederlegen?
Grundsätzlich ja, auch der einzige Geschäftsführer kann niederlegen. Die Gesellschaft wird dann allerdings führungslos, was erhebliche praktische Probleme schafft – von der Handlungsunfähigkeit bis zu registerrechtlichen Schwierigkeiten bei der Anmeldung der Niederlegung. In dieser Konstellation sollte die Niederlegung möglichst mit der gleichzeitigen Bestellung eines Nachfolgers verbunden werden; sprechen Sie uns an, wir stimmen den Ablauf mit Ihnen ab.
Wie lange dauert die Eintragung – und gibt es eine Frist?
Nach Einreichung trägt das Registergericht den Wechsel in der Regel innerhalb weniger Werktage bis etwa zwei Wochen ein. Eine starre gesetzliche Frist für die Anmeldung gibt es nicht, sie soll aber unverzüglich erfolgen – schon wegen der Publizitätswirkung des Handelsregisters (siehe erste Frage); das Registergericht kann die Anmeldung notfalls auch durch Zwangsgeld durchsetzen.
Geschäftsführerwechsel geplant? Übermitteln Sie uns die Daten über unser Datenblatt – wir bereiten Beschluss und Anmeldung für Sie vor.